员工利用酒店财务漏洞，侵占酒店财产的事情时有发生！少则几千，多则数十、上百万……给酒店造成了不小的经济损失。此前，深圳某快捷酒店的“飞房率”竟高达10%。一年下来，就是上百万的经济损失。
酒店辛苦赚来的钱，怎样才能不被“算计”？
旅智科技·金天鹅云PMS基于腾讯、阿里的服务支持，安全、稳定、有效的保障酒店财务安全。
我们列举了13种酒店常见的财务漏洞，酒店必知高频漏洞，以金天鹅云PMS的使用为例，教大家如何从系统层面防范酒店财务漏洞。
还没有做过相关设置的酒店，对照下列内容，赶快自查一下吧！
漏洞1 换房不清卡 → 一房多卖
场景举例：
客人续住，从A房间换到B房间，A房间如果不清卡，员工就能把A房间再卖给其他客人。例如，利用换房空挡私开钟点房，与客人线下现金交易，房费放入自己腰包。
防控办法：
①金天鹅云PMS👉更多👉系统👉前台业务参数设置👉勾选“退房清卡”功能，以保证退房即刻清卡；
②金天鹅云PMS👉2号店长👉营销👉消息推送👉开启换房消息推送功能，进行实时监控。
漏洞2 擅自改价 → 赚差价
场景举例：
客人现金办理入住420元的大床房，前台通过系统改价成350元，70元放入自己口袋。
防控办法：
①合理控制改价权限，一般给到前厅主管；
操作路径：金天鹅云PMS👉2号店长👉设置👉角色管理👉选择需要配置的角色，进入“配置权限”👉客房👉入住👉订单改价。
②如确有改价需求，可在金天鹅云PMS👉更多👉系统👉前台业务参数设置👉开启审批管理功能。
③操作人如果没有权限“改价”，系统功能模块则显示“申请改价”；申请通过后，才可完成改价操作。
④“修改房价”在异动报表和异动日志中也有体现。财务核账时应注意押金单上房价与结账单上房价不一致的情况，尤其注意现金付款改价的行为。
漏洞3 私吞“走结”现金押金
场景举例：
个别客人如果离店后既不回酒店退房，也不要回押金，前台一般会把这类订单直接办理为“走结订单”。“走结订单”长时间不处理，会造成财务安全漏洞，前台有机会私吞“走结”客人现金押金。
防控办法：
①合理控制走结权限，建立完善的走结机制（尤其注意现金结账的行为）每日走结订单打印签字核对，责任到人，谁办理走结谁就对这笔钱负责。
操作路径：金天鹅云PMS👉2号店长👉设置👉角色管理👉选择需要配置的角色名，进入“配置权限”👉客房👉订单👉走结。
②建议财务每个月整理一次，有一个月没有来结的走结，把剩余的押金结账拿走，客人来了之后前台去财务拿押金退还客人。
漏洞4 允许在住订单转账至走结订单
场景举例：
客人入住酒店大床房，300元房费，300元押金，均为现金。客人退房结账时，无其他消费，前台把300元现金押金退给客人，却不办理结账。而是把该客人的账务转到另外一个“走结订单”里面，私吞300元现金房费。
防控办法：
①金天鹅云PMS👉更多👉系统👉前台业务参数设置👉不勾选“允许在住订单转走结”。
②合理控制走结权限，建立完善的走结机制（尤其注意现金结账的行为）；每日“走结订单”打印、签字、核对。检查转账日志，责任到人，谁办理“走结”谁就对这笔钱负责。
漏洞5 偷梁换柱|现金结账转入“挂账”
场景举例：
A客人入住，用现金结账。前台却把A客人的账单，挂到某单位或中介上，把A客人的房费占为己有。
防控办法：
①在PMS系统中，及时核对、检查挂账报表和账务日志，及时发现异动痕迹，进行跟踪。
操作路径：金天鹅云PMS👉报表👉报表new👉门店报表👉财务👉CW07挂账明细报表。
②建立完善的挂账机制。当班挂账、刷卡结账都要有相应单据，且需要客人、前厅及主管三方签字确认。
漏洞6 虚开、买卖发票
场景举例：
客人要求多开发票，前台和财务勾结虚开发票牟利；或是客人不需要开票的订单，前台把票开出来倒卖。
防控办法：
①使用云发票，在PMS系统中，设置“不允许开票金额超出消费金额”。
操作路径：金天鹅云PMS👉更多👉系统👉发票设置👉不勾选“允许开票金额超出消费金额”。
②酒店如果允许开票金额超出消费金额，则需每天校对开票单据。此外，建议酒店管理层定期电话抽查，并制定相应处罚措施。
漏洞7 脏房允许入住
场景举例：
客人退房后，客房服务员和前台勾结，直接脏房状态（客房做简单清理）卖钟点房。前台与客人线下现金交易，收取现金后不入账，与客房分钱（没有客房管理的酒店，比较容易出现这种问题）。
防控办法：
①酒店管理系统中，勾选脏房不允许入住。
操作路径：金天鹅云PMS👉更多👉系统👉前台业务参数设置👉勾选“脏房不允许入住”。
漏洞8 反结
场景举例：
离店客人的账务随意反结，员工相互勾结，反结订单后冲调，将钱财放进自己腰包。如，A客人入住420元房间，交了1000元押金，退房580元，反结冲调70元，酒店实际只收了350元，前台拿走70元。
防控办法：
①系统中开启审批管理功能。当前操作人没有权限操作“改价”、“冲调”、“反结”，系统功能模块“改价”、“冲调”、“反结”会变为“申请改价”、“申请冲调”、“申请反结”。
操作路径：金天鹅云PMS👉更多👉系统👉前台业务参数设置👉开启审批管理功能。
②合理控制反结权限，建立完善的反结机制；财务审核要严谨，交班对账交接清楚。
漏洞9 利用积分，赚取差价
场景举例：
前台利用会员积分、代金券等为客人进行扣减，从中牟利。如，会员来办入住，已有5000积分，可免费换取一间大床房；但前台却未告知会员有积分优惠活动，一边私下为客人办理了积分兑换，一边收取了客人房费，将房费装进自己口袋。
防控办法：
①开启会员短信通知，消费变动实时提醒，保障会员权益不被侵犯。
操作路径：金天鹅云PMS👉2号店长👉营销👉小飞鸽👉短息模板👉开启积分、消费实时提醒。
②完善积分换房流程和机制，积分换房需客人、前厅经理、财务三方签字确认。
漏洞10 私开会员卡进行积分兑换
场景举例：
前台自己办理会员卡，用自己会员卡帮散客客人结账，赚取积分。再利用积分换商品或换房出售，从中获利。
防控办法：
①系统中不开启“会员卡非本人入住加积分”。
操作路径：金天鹅云PMS👉更多👉系统👉前台业务参数设置👉不勾选“会员卡非本人入住加积分”。
②完善积分换房流程和机制，积分换房要客人、前厅经理、财务三方签字确认，财务每日核对积分换房报表，严管严控。
操作路径：金天鹅云PMS👉订单👉日志查询👉会员日志👉业务类型选择“积分换房”。
会员积分换房日志👇
积分换房报表👇
漏洞11 贪污长期不来店消费的储值会员的余额
场景举例：
前台利用空闲时间，研究长期不来店的储值会员（僵尸会员），在给散客办理结账退房的时候，用会员卡余额进行结账，将客人实际线下交易的钱占为己有。
防控办法：
①开启会员短信通知，消费变动实时提醒，保障会员权益不被侵犯。（操作路径同漏洞“9”）
②完善会员管理办法，前厅部管理层加强督导和检查，财务加强日常稽核。
操作路径：金天鹅云PMS👉报表👉报表new👉门店报表👉会员👉HY04会员卡消费明细报表。
漏洞12 延迟退房→私吞客人超时费
场景举例：
前台利用延迟退房政策，私下收取客人超时费，放入自己腰包；然后向经理报告没有收超时费。
防控办法：
①在系统中设置超时自动加收房费规则。若要免收超时费，则需前台管理人员（主管/经理）签字，在日常管理严管严控。
操作路径：金天鹅云PMS👉更多👉价格体系👉计费规则👉时租房计费👉新增计费规则。
②完善会员管理办法，前厅部管理层加强督导和检查，财务加强日常稽核。
漏洞13 免房费
场景举例：
前台利用免费房权限，私自给客人免房费操作，现金收入自己腰包；
防控办法：
①严格控制免费房权限，一般只给到店长，不会开放给前台；
操作路径：金天鹅云PMS👉2号店长👉设置👉角色管理👉选择需要配置的角色名，进入“配置权限”👉客房👉入住👉入住类型👉免房费。
②建立完善的财务对账机制，当班免费房单据和报表要签字确认，财务 审核严管严控；
操作路径：金天鹅云PMS👉报表👉报表new👉门店报表👉防漏👉FL05免费房订单明细报表。
良性的财务发展是底线
不知道各位酒店朋友有没有发现？酒店常见的财务漏洞，大部分是基于现金交易时发生的。所以选择一款系统稳定，数据安全的酒店管理系统（PMS），可以有效防范财务风险、保障酒店资金安全。
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